Para que serve esta tela
É aqui que alguém conta a mercadoria que chegou antes de a nota de entrada ser lançada. Quando a empresa liga a conferência física (em Configurações de estoque), toda nota de entrada nasce aguardando essa contagem — e só entra no estoque depois que ela fecha. A contagem pode ser cega (quem conta não vê a quantidade da nota) ou exibindo a quantidade ao lado.
Onde a conferência nasce
A conferência nasce da nota. Na Consulta de NF Entrada, a nota que aguarda a contagem aparece com o selo aguarda conferência e o botão Lançar desligado. Selecione a nota e clique em Conferir mercadoria: o sistema abre a contagem — ou continua a que já está em andamento — e leva você para ela. O modo (cega ou exibindo) é o que a empresa configurou.
A transferência que chega de outra empresa do grupo também é conferida aqui: com o recebimento por conferência, a tela da transferência mostra Conferir mercadoria para quem recebe, e só deixa receber depois da contagem. A mercadoria que sai — a venda com entrega e a carga do romaneio — tem a sua própria tela, a Conferência de saída.
Contando a mercadoria, passo a passo
- Leia o código de barras
Com o leitor, aponte para o produto: ele digita o código e tecla ENTER sozinho, e a leitura soma na linha daquele produto. Sem leitor, digite o código e tecle ENTER. No celular ou tablet, o botão Ler pela câmera lê um código atrás do outro.
- Caixa fechada? Diga quantas
Antes de ler, informe em Embalagens quantas embalagens iguais estão ali — 5 caixas fechadas, uma leitura só. Leu o código da CAIXA (o que veio na nota)? O sistema já soma a caixa inteira em unidades.
- Sem código? Digite o total da linha
O lápis da linha abre o Total contado: informe quantas unidades você contou daquele produto. Zero quer dizer que o produto não veio.
- Errou uma leitura? Desfaça
A lista Últimos lançamentos, ao lado, mostra o que entrou; a seta desfaz o lançamento e a linha volta ao que era.
- Feche a contagem
Com todas as linhas contadas, clique em Fechar contagem. O sistema compara o contado com a nota e diz o que aconteceu. Concluída, aparece o Próximo passo: o botão Abrir a nota leva direto à nota, para lançar.
O número com # embaixo do produto é o código dele no seu cadastro (por exemplo #1042). É o código que você digita quando a embalagem não tem código de barras.
Na consulta, os dois atalhos mostram o que está esperando alguém: A contar traz as conferências em andamento, e Divergentes as que esperam o supervisor. Os dois ignoram o período, porque mercadoria parada continua parada.
O código que está na embalagem (o mesmo da nota) ou o código do produto no seu cadastro. Produto que não está na nota é recusado — separe-o e avise quem recebe.
Quantas embalagens iguais esta leitura representa. Volta a 1 depois de cada leitura.
O total da linha, em unidades de estoque, para quem conta sem leitor. O campo nasce vazio — também na conferência exibindo, em que a quantidade da nota aparece ao lado, e não dentro do campo.
Cega ou exibindo
| Exibindo | Cega | |
|---|---|---|
| Quem conta vê | o produto e a quantidade da nota, ao lado | só o produto e a unidade |
| Ao fechar | a divergência já está à vista | o sistema compara; a linha que diverge volta para recontagem, de novo às cegas |
| Persistindo | a conferência fica Divergente e o supervisor decide | |
Para a cega valer, quem conta não deve ter acesso à Consulta de NF Entrada. Lá a quantidade da nota aparece. Dê ao recebedor só a permissão da conferência de mercadoria — e lembre que o DANFE que vem na caixa também traz as quantidades: conte antes de ler o papel.
Diferença do tamanho exato da caixa? Quando o contado é exatamente o esperado dividido (ou multiplicado) pela embalagem — contou 5, a nota diz 60 em caixas de 12 —, quase sempre foram caixas contadas como unidades, ou a embalagem errada no vínculo da nota. A linha avisa isso.
Quando a contagem não fecha: o supervisor decide
A conferência divergente fica parada, e a nota não se lança até alguém com a permissão de supervisão da conferência decidir. O supervisor abre a mesma conferência e vê a quantidade da nota, o contado e a diferença de cada linha. As saídas são três:
- Mandar recontar — as linhas divergentes voltam a ser contadas, às cegas.
- Aceitar a divergência — escolha o que acontece com a diferença (devolução ao fornecedor, perda ou outro desfecho) e escreva o motivo. A nota fica livre para lançar. Se a empresa configurou, aceitar pede a liberação de um supervisor.
- Corrigir a nota — quando o erro é nosso (embalagem ou vínculo errados), revise a nota na tela de entrada: isso cancela esta conferência, e a nota volta a aguardar uma contagem nova.
A perda sai do estoque depois do lançamento. A nota entra no estoque pelo que ela diz (é o que o fisco conhece). Aceita como perda, a falta fica pendente: depois de lançar a nota, o supervisor clica em Registrar perda e o que não chegou sai do estoque como perda.
Achando uma conferência
A consulta abre no mês corrente e filtra pela situação e pelo período em que a conferência foi aberta. O número da conferência acha uma de qualquer mês, mesmo fora do período. A linha abre a conferência.
Perguntas frequentes
O botão Lançar da nota está desligado. Por quê?
A nota aguarda a conferência física da mercadoria — o selo aguarda conferência aparece ao lado da situação. Clique em Conferir mercadoria, conte e feche a contagem. Concluída (ou com a divergência aceita), o Lançar volta.
Li o código e apareceu “Este produto não está no documento”.
O produto lido não está na nota. Separe-o: pode ter vindo por engano, ou pode ser de outra nota. Se for o produto certo com outro código, confira o vínculo do produto com o fornecedor na tela de entrada.
Fechei a contagem e as linhas voltaram para contar de novo.
É a recontagem da conferência cega: as linhas que divergiram voltam, ainda sem a quantidade da nota, para uma segunda contagem. Se a diferença persistir, a conferência fica divergente e o supervisor decide.
Dá para duas pessoas contarem a mesma nota ao mesmo tempo?
Dá. Cada leitura entra sozinha, e o total da linha é a soma de todos os lançamentos — dois aparelhos contando juntos não se atrapalham.
Por que não aparece a quantidade da nota para mim?
Porque a conferência é cega. A quantidade só aparece depois que a contagem fecha, ou para quem tem a permissão de supervisão.
Contei errado e já fechei. E agora?
Se fechou sem divergência, a contagem bateu com a nota. Se divergiu, o supervisor pode mandar recontar. Para começar do zero, cancele a conferência (com o motivo) e abra outra pela consulta de notas.