Para que serve esta tela
É aqui que você decide quatro coisas que valem para a empresa inteira: o que o sistema faz quando alguém tenta tirar do estoque mais do que existe, de onde sai o custo da mercadoria quando ela é vendida, como a mercadoria de uma transferência de outra empresa do grupo entra no saldo desta e se a mercadoria que chega é contada antes de lançar a nota. As duas primeiras alcançam todo lugar que mexe em saldo — venda, PDV, comanda do restaurante, ordem de serviço, entrada de nota e lançamento manual.
Permitir que o saldo fique negativo
Esta é a caixa que mais muda o dia a dia da loja. Ela vem marcada, que é como o sistema sempre trabalhou.
A venda sai mesmo sem saldo e o estoque fica negativo. O sistema não perde o custo: ele registra a saída com um custo provisório e acerta sozinho na próxima entrada daquele produto. É a opção de quem prefere não travar o caixa.
Toda saída que passaria de zero é recusada. O caixa não conclui a venda, a comanda não fecha e a ordem de serviço não baixa a peça. A recusa diz qual produto faltou e quanto havia.
A trava alcança a venda. Se o seu saldo não está confiável, desmarcar esta caixa pode parar o balcão com o cliente na frente. O caminho recomendado é: primeiro acertar o estoque (com um inventário ou ajuste de saldo), depois ligar a trava.
De onde sai o custo
O método de custeio decide qual custo o sistema atribui à mercadoria quando ela sai. É esse número que alimenta o CMV e a margem dos relatórios.
Cada entrada recalcula uma média com o que já havia em estoque, e a saída sai por essa média. Suaviza variação de preço de compra, e é um dos dois critérios que a legislação do Lucro Real aceita. É com ele que toda empresa nova começa.
Primeiro que entra, primeiro que sai: a saída consome as entradas mais antigas primeiro, cada uma pelo custo com que entrou. É o outro critério aceito no Lucro Real.
A saída sai pelo custo da última entrada daquele produto. É o mais simples de conferir e é como o sistema sempre trabalhou — mas não é um dos critérios do art. 307 do RIR/2018, e por isso a tela mostra um aviso quando você o escolhe. O Sis não impede: a escolha é sua.
Se a sua empresa apura pelo Lucro Real, o último custo não serve para a escrituração. O art. 307 do RIR/2018 aceita o custo médio ponderado ou o PEPS. O Sis deixa você escolher — há empresas que trabalham assim há anos, e quem apura pelo Simples ou pelo Lucro Presumido não tem essa exigência —, mas confirme com o seu contador antes de fechar o exercício.
Já estou em Último custo há tempo. Preciso fazer alguma coisa? Nada muda sozinho: o Sis não trocou o método de ninguém. Se você decidir trocar para médio, a média já está calculada — o sistema a mantém em toda entrada, independentemente do método escolhido. O que não muda é o passado: veja a próxima seção.
Um produto específico pode ter método próprio, definido no cadastro dele. Quando tem, ele vence este padrão — o que você escolhe aqui vale para todos os outros.
Como a transferência de outra empresa entra no saldo
Quando outra empresa do grupo transfere mercadoria para esta, o saldo daqui pode entrar de dois jeitos. Quem decide é a empresa que recebe: esta configuração vale para as transferências que chegam aqui, e as que esta empresa despacha seguem a regra do destino delas. A matriz não decide pela filial — cada estabelecimento escolhe como confere o que chega.
A transferência despachada fica em trânsito — fora do saldo das duas empresas — até alguém desta empresa abrir a transferência, conferir a mercadoria e clicar em Receber. É a conferência física que credita o saldo. Se ninguém receber, a transferência continua visível na fila A receber, em vez de virar saldo fantasma.
O saldo desta empresa é creditado no instante em que a outra empresa despacha — antes de a mercadoria chegar e sem ninguém conferir. A transferência já nasce recebida. Se faltar uma caixa no caminhão, a diferença só aparece na contagem física, sem nada apontando para a transferência que a causou. Escolha quando a transferência é entre depósitos próximos, de confiança total.
O modo fica gravado na transferência no dia em que ela é criada. Uma transferência despachada como conferida continua esperando o recebimento mesmo que você troque para automático depois — e vice-versa. A escolha nova vale para as transferências criadas daqui pra frente.
Conferir a mercadoria que chega e que sai
Na entrada, a conferência física faz toda nota de entrada nascer aguardando alguém contar a mercadoria — e a nota só se lança depois que a contagem fecha. A transferência recebida por conferência também espera essa contagem. Na saída, a NF-e da venda com entrega e o despacho da carga do romaneio esperam a contagem do que foi separado. Desligadas (como vêm), tudo segue num gesto só, como sempre. Como contar está em Conferir a mercadoria que chegou e em Conferência de saída.
Desligada: sem contagem. Exibindo a quantidade da nota: quem conta vê a quantidade ao lado. Cega: quem conta não vê a quantidade da nota; a linha que diverge volta para recontagem e, persistindo, o supervisor decide. A conferência abre sempre no modo escolhido aqui.
Vale para a venda que sai para entrega e para a carga do romaneio. Ligada, a NF-e da venda só é emitida, e a carga só é despachada, depois da contagem. Retirada no balcão e NFC-e ficam de fora. Ela não fica gravada no documento: vale a regra do dia em que se emite ou despacha.
Marcada, a pessoa que contou fica impedida de dar o passo seguinte daquele documento: lançar a nota de entrada (que gera as contas a pagar), emitir a NF-e da entrega ou despachar a carga. Só aparece com uma das duas conferências ligada.
A nota de entrada guarda a regra do dia em que nasceu: ligar a conferência não prende nota já gerada, e desligar não solta a que já nasceu exigindo a contagem. Na saída é diferente: a regra é lida na hora de emitir ou despachar.
O que o cadastro do produto pode alterar
O cadastro do produto é uma porta lateral para o estoque: o custo e o saldo digitados ali entram sem passar pela nota de entrada nem pelo inventário. Estas duas chaves — e as de "sempre editável" embaixo delas — vêm abertas: quem cadastra pode informar e corrigir o custo e o saldo do produto, inclusive depois de ele movimentar. Se na sua empresa custo e saldo devem entrar só pela nota e pelo inventário, desmarque aqui.
Elas são separadas de propósito. Quem compra tudo por nota fiscal mas conta a prateleira na hora de cadastrar quer abrir só o saldo; quem sabe o custo de cabeça mas nunca conta estoque quer abrir só o custo. Uma chave só obrigaria a escolher entre abrir demais e fechar demais.
Marcado, o cadastro do produto mostra o campo Custo unitário e o que você digita ali vira o custo do item. Desmarcado, o cadastro continua mostrando quanto o produto custa — o que sai é o teclado —, e o número passa a vir só da nota de entrada ou da movimentação de estoque.
Marcado, o cadastro mostra o campo Saldo inicial — a quantidade que você contou na prateleira no dia em que cadastrou o item. Desmarcado, o saldo entra pela movimentação de estoque ou pelo inventário.
Fica logo abaixo da chave do custo. A de cima diz se o custo se altera no cadastro; esta diz quando. Marcada, o cadastro troca o Custo unitário pelo Custo, que mostra o custo de hoje no depósito padrão e continua editável mesmo depois de o produto movimentar. Só fica disponível com o custo liberado — sozinha, não abriria nada.
A mesma escolha para o saldo, embaixo da chave do saldo: marcada, o cadastro troca o Saldo inicial pelo Saldo de estoque, sempre editável. As duas são separadas de propósito — dá para manter o custo sempre editável e o saldo não, ou o contrário.
Como funciona o "sempre editável"
O número que você digita é o que deve ficar, não uma quantidade a somar. O produto tem 42 unidades e você digita 40? Ao salvar, o sistema lança uma saída de 2 como ajuste de saldo. Digitou um custo diferente? Ele é corrigido. As duas coisas ficam registradas no Kardex do produto, com a frase "Ajustado no cadastro do produto" — o número muda, mas continua sendo possível saber quem mudou, quando e de quanto para quanto.
Salvar o cadastro sem mexer nesses dois campos não lança nada, mesmo que uma venda tenha movimentado o produto enquanto a janela estava aberta.
Com o custo sempre editável, a aba Dados do produto mostra a Margem logo depois do custo: mudar a margem recalcula o preço de venda, e mudar o custo ou o preço recalcula a margem.
Com a chave marcada, quem edita o cadastro mexe no estoque e no custo a qualquer momento: a margem, o CMV e os relatórios passam a refletir o que foi digitado. É uma opção para quem prefere a praticidade a esse controle — as outras empresas continuam usando a nota de entrada, a movimentação e o inventário.
Se a sua empresa exige liberação para corrigir custo (processo "Revalorizar custo"), essa exigência continua valendo aqui: sem liberação, o cadastro recusa a mudança de custo e o caminho é o botão Ajustar custo, na aba Comercial.
Com a chave marcada — e sem o "saldo sempre editável" —, o saldo inicial só pode ser informado enquanto o produto ainda não movimentou. Assim que ele tem uma entrada ou uma saída, o campo some e o caminho passa a ser a movimentação avulsa ou o inventário — porque aí não é mais abertura, é correção, e correção tem de deixar rastro.
Padrões do produto novo
O último bloco diz com que unidade de medida, com que departamento fiscal e se com "Permite editar preço na venda" todo produto novo já aparece no cadastro. Quem cadastra vê tudo preenchido e pode trocar antes de salvar. Produto já cadastrado não muda.
A unidade de estoque do produto novo. Ela vale também para o produto criado sem tela — a importação de planilha sem a coluna de unidade, o cadastro rápido e o produto que nasce na entrada da nota. Em Sem padrão, vale a unidade UN, como sempre foi.
O departamento que define a tributação do produto novo. Ele vale só no cadastro feito na tela: a importação não o recebe, porque tributação é algo que alguém precisa ver antes de valer. A lista é a mesma que o cadastro do produto oferece.
Marcado, o cadastro de produto novo já vem com a opção Permite editar preço na venda ligada (aba Comercial) — para a loja em que quase todo item tem preço negociado no balcão. Vale só no cadastro feito na tela: a importação e o cadastro rápido não a recebem, e quem cadastra pode desmarcá-la antes de salvar.
Perguntas frequentes
Liguei a conferência e as notas antigas continuam se lançando direto. Está certo?
Está. A exigência fica gravada na nota quando ela nasce: só as notas geradas depois de ligar a conferência aguardam a contagem. Nota que não movimenta estoque, e a que veio de uma transferência entre empresas do grupo, também não pedem contagem.
O campo de custo sumiu do cadastro do produto. O que houve?
A chave Permitir alterar o custo pelo cadastro do produto está desmarcada — e ela vem assim. Marque-a aqui e o campo volta. Repare que o custo do produto continua sendo exibido no cadastro mesmo com a chave fechada: o que a chave governa é poder digitar, não poder ver.
O cliente quer corrigir estoque e custo direto no cadastro, sempre. Dá?
Dá: marque a chave do custo e/ou a do saldo e, embaixo de cada uma, Manter o custo sempre editável e/ou Manter o saldo sempre editável. O cadastro passa a mostrar Custo e/ou Saldo de estoque com o valor atual, e o que se digitar vira correção de custo ou ajuste de saldo no Kardex.
Quero o custo sempre editável, mas o saldo só pelo inventário. Dá?
Dá — as duas são separadas. Marque as duas chaves de cima se quiser informar o saldo inicial de produto novo, e embaixo marque só Manter o custo sempre editável. O produto que já movimentou mostra o Custo para corrigir; o saldo dele continua acertado pela movimentação ou pelo inventário.
Posso liberar o custo e manter o saldo fechado?
Pode — é para isso que são duas chaves. Cada uma governa o seu campo, e ligar uma não liga a outra.
Salvei. O custo dos relatórios antigos vai mudar?
Não. As duas regras valem daqui pra frente. O custo já atribuído às saídas passadas continua exatamente como está — o CMV de um mês fechado é a soma do que foi calculado naquele momento. Se a troca reescrevesse o passado, mudar o método hoje mudaria o resultado do mês passado.
Liguei a trava. O saldo que já está negativo vai ser corrigido?
Não. A trava decide o que acontece na próxima saída; ela não mexe no que já está lá. Para acertar o que ficou negativo, use o ajuste de saldo ou um inventário.
O sistema recusou a venda de um produto que tem saldo. Por quê?
Provavelmente o produto tem ficha técnica — ele é montado a partir de outros itens. Quem faltou foi um dos insumos, não o produto vendido. A mensagem da recusa diz o nome de quem faltou.
Uso o aplicativo offline. A trava atrapalha?
Pode atrapalhar, e vale saber antes de ligar. A venda feita sem internet é enviada ao servidor quando a conexão volta; se naquele momento faltar saldo, ela fica parada na fila com erro — e a mercadoria já saiu fisicamente. Com a trava desmarcada isso não acontece.
Quem decide o modo de recebimento da transferência: quem manda ou quem recebe?
Quem recebe. O que você escolhe aqui vale para as transferências que chegam a esta empresa. Para as que esta empresa despacha, vale a configuração da empresa de destino — é ela que vai conferir (ou não) a mercadoria na chegada.
Mudei o modo de recebimento. A transferência que já está em trânsito muda?
Não. O modo é gravado na transferência quando ela é criada, e é ele que explica o que aconteceu com aquele documento. A que já saiu como conferida continua esperando o Receber; a escolha nova vale para as próximas.
Quem pode mexer nesta tela?
Só quem tiver a permissão Configurações de estoque. Ela é separada da permissão de Locais de estoque de propósito: cadastrar um depósito é rotina de quem organiza o almoxarifado, enquanto ligar a trava afeta a venda de toda a empresa e trocar o custeio muda o CMV de todos os relatórios.
Na dúvida, o que escolho?
Deixe como veio: saldo negativo permitido, último custo e recebimento conferido. São os padrões do sistema e não travam nada. Mude quando tiver um motivo concreto — o contador pedindo outro critério de custo, o estoque já confiável o bastante para valer a pena travar, ou uma filial que recebe da matriz todo dia e não quer conferir caixa por caixa.
Escolhi a unidade padrão. Por que os produtos antigos não mudaram?
Porque o padrão vale para o produto novo. Ele preenche o cadastro de quem ainda vai ser criado; não troca a unidade de quem já tem estoque, preço e histórico naquela unidade.
Por que a importação usa a unidade padrão e não o departamento?
Todo produto precisa de uma unidade, e sem o padrão ele receberia UN de qualquer jeito. Já o departamento decide a tributação — e tributação aplicada sem ninguém olhar é o tipo de erro que só aparece na nota. Na tela, o departamento padrão fica à vista de quem cadastra.