Mensalidades e despesas fixas — Central de Ajuda do Sis

Para que serve esta tela

Toda cobrança que se repete — a mensalidade da escola, o plano da academia, o aluguel da loja, a energia — fica cadastrada aqui uma vez. Depois, a cada período, você gera a competência e o sistema cria os títulos no Contas a Receber (ou no Contas a Pagar) sozinho.

🎓 Mensalidade escolar Um cadastro, vários alunos, cada um com o seu valor — inclusive quem tem bolsa.

🏠 Despesa fixa Aluguel e energia, sem rateio: a cobrança é do próprio evento.

🧾 Boleto junto Com convênio de cobrança, cada título já sai com boleto — e, se você ligar, registrado no banco e enviado ao cliente por e-mail.

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Competência é o mês da cobrança. "Competência 03/2026" quer dizer "a mensalidade de março". O dia em que você gera não importa — o que manda é o mês escolhido.

Atalho de Custos fixos

No menu Contas a Pagar → Custos fixos, a mesma rotina abre já limitada a despesas. A direção fica travada em A pagar e participantes são escondidos: você informa o custo — com a conta contábil e o centro de resultado, se quiser classificá-lo — e gera a competência com prévia.

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Gerar a competência cria a obrigação no Contas a Pagar; não significa que ela foi paga. Quando o dinheiro sair, dê baixa no título e informe a conta bancária correta.

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Esqueceu de gerar? A campainha avisa. Quando a competência de um custo fixo vence nos próximos dias — ou já venceu — e ainda não foi gerada, a campainha da barra superior mostra "custo fixo ainda não lançado" com o nome e o valor. O aviso some sozinho quando a competência é gerada. A antecedência é a mesma do lembrete de contas a pagar, em Padrões Contábeis.

Campainha aberta com o aviso 1 custo fixo ainda não lançado: Aluguel da loja, R$ 2.500,00. — O aviso diz qual custo fixo falta gerar, quanto custa e quando vence. Clicar nele abre Custos fixos.

Lista de cobranças recorrentes, com código, descrição, direção, valor, número de participantes e a última competência gerada. — A lista mostra, de cada cobrança, quantas pessoas pagam e qual foi a última competência gerada.

O dia a dia em 4 passos

Cadastre a cobrança
Clique em Novo e preencha descrição, valor, periodicidade e o dia do vencimento. O mês do primeiro vencimento é o que define a primeira competência — se ele cai em janeiro, janeiro é o primeiro mês cobrado.
Diga quem paga
No botão de participantes, acrescente as pessoas. Cada uma tem o seu valor e a sua vigência — a competência em que ela entrou. Quem se matriculou em março não é cobrado por janeiro e fevereiro.

Se você não acrescentar ninguém, a cobrança é do próprio evento. É assim que se cadastra uma despesa fixa.

Cada participante tem o seu valor e a sua vigência. Carla entrou em março: 03/2026.
Gere a competência do mês
No botão de gerar competência, escolha o mês e clique em Ver prévia. A prévia mostra quem será cobrado, por quanto e com que vencimento — é a mesma conta que a geração vai fazer. Conferiu? Clique em Gerar competência.
Confira no Contas a Receber ou a Pagar
Os títulos aparecem conforme a direção: mensalidade em Contas a Receber e custo fixo em Contas a Pagar, com o número código/mês-ano e a descrição. Daí em diante é o fluxo normal de baixa e estorno; boleto só se aplica à cobrança a receber.

Diálogo de geração de competência mostrando a prévia: cada participante, o número de parcelas, o primeiro vencimento, o valor e o total. — A prévia é o que você confere antes de criar título de verdade.

O que preencher em cada campo

Descrição — o nome que aparece no título gerado. Ex.: Mensalidade escolar — Ensino Fundamental.
Direção — A receber gera título no Contas a Receber; A pagar, no Contas a Pagar.
Periodicidade — de quanto em quanto tempo a cobrança se repete. Mensal é o caso comum.
Valor da ocorrência — o valor de cada período. Quando há participantes, cada um tem o seu, e este vira só o padrão.
Parcelas por ocorrência — quantas parcelas cada período gera. Mensalidade normalmente é 1.
Vence em dia fixo do mês — marque para vencer sempre no mesmo dia. Dia 31 cai no último dia dos meses curtos (28, 29 ou 30).
Primeiro vencimento — define a primeira competência cobrada.
Última competência — opcional. Uma mensalidade escolar costuma terminar em dezembro; deixe vazio se não tem fim.
Conta contábil — opcional. Classifica o RESULTADO (DRE) dos títulos gerados: com ela, a mensalidade aparece no DRE como "Mensalidades" em vez do padrão genérico da empresa. Vazia, valem os Padrões contábeis.
Centro de resultado — opcional. Diz de qual parte da empresa é a receita ou a despesa. Vazio, vale o padrão da empresa.
Etiquetas — opcional. Marque Receita fixa, Custo fixo, Aluguel… e toda parcela gerada a partir daí nasce com elas — pronta para o filtro por etiqueta das consultas de títulos e de baixas, do Previsto × Realizado, do Fluxo projetado e do DRE. As parcelas já geradas não mudam (para elas, use a ação de etiquetas em Contas a Pagar ou a Receber). Uma etiqueta inativada depois continua sendo carimbada nesta cobrança até você tirá-la daqui.
Boleto pelo convênio — só na cobrança a receber. Escolhido, cada título da competência vira boleto daquele convênio. Sem boleto gera só o título.
Emitir no banco e enviar o boleto por e-mail ao gerar — só com convênio. Ligado, assim que a competência é gerada o boleto é registrado no banco (convênio por API) e enviado para todos os e-mails gerais do cliente — sem nenhum, para os de NF-e. Vale só para esta cobrança: as outras continuam como estão. O envio usa o e-mail da empresa, de Configurações › E-mail.

Editor do custo fixo Aluguel da loja com as etiquetas Aluguel e Custo fixo marcadas e Receita fixa desmarcada, e a frase: toda parcela gerada a partir de agora nasce marcada com estas etiquetas. — O aluguel como custo fixo: cada conta a pagar gerada já nasce com as duas etiquetas.

Dúvidas frequentes

Cliquei duas vezes em gerar. Cobrei o cliente duas vezes?
Não. Uma competência só é gerada uma vez — a segunda tentativa é recusada com a mensagem "já existe um processamento registrado para esta competência".

Um aluno saiu. Removo ou encerro?
Encerre a vigência. Encerrar preserva o histórico — fica registrado que ele foi cobrado até outubro e não em novembro — e mantém correta a geração de uma competência antiga, se você precisar refazê-la. Remover apaga essa explicação.

Esqueci de gerar o mês passado. Consigo gerar agora?
Sim. Escolha a competência antiga e gere normalmente — o vencimento sai no mês da competência, não no dia em que você gerou.

Os títulos saíram, mas o boleto não. E agora?
Os títulos valem: eles existem e são devidos. A tela avisa quantos boletos não saíram e o motivo fica registrado na execução — normalmente é convênio de cobrança mal configurado. Corrija o convênio e gere os boletos pela tela de Contas a Receber.

Liguei o envio por e-mail, mas o cliente não recebeu o boleto. Por quê?
O boleto continua valendo — ele foi gerado (e registrado no banco, no convênio por API). O e-mail não sai quando o cliente não tem e-mail cadastrado ou quando o e-mail da empresa não está configurado em Configurações › E-mail. A tela avisa quantos boletos não foram enviados; envie-os pela tela de Boletos. Se o problema foi no banco (o boleto não chegou a ser registrado), o motivo fica na execução da competência, como qualquer boleto que não saiu.

Dá para gerar tudo automaticamente, sem clicar?
Dá, mas é uma configuração que o responsável pelo sistema precisa ligar. Enquanto ela estiver desligada, a geração é sempre um gesto seu — com a prévia antes.

Preciso preencher a conta contábil e o centro de resultado?
Não. Vazios, os títulos gerados seguem os Padrões contábeis da empresa, como qualquer outro título. Vale a pena preencher quando você quer ver a cobrança com o nome dela no DRE — "Mensalidades" em vez de "Receita de vendas". Mudar depois não reclassifica os títulos já gerados: vale da próxima competência em diante.

Quantas cobranças por página

A consulta traz uma página de cobranças por vez. No rodapé da lista, o contador à esquerda diz quantas o filtro alcança — não quantas couberam na tela —, e o seletor Por página escolhe se você quer 25, 50, 100 ou 200 de uma vez. Trocar o tamanho refaz a consulta e volta para a primeira página.

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Se você usa uma versão anterior a agosto de 2026, esta tela trazia no máximo 500 cobranças e não dizia quantas existiam. Uma escola com 600 mensalidades via 500, e as outras 100 não apareciam em lugar nenhum. Atualize a versão do sistema.

Detalhes e as dúvidas mais comuns em Consultar e buscar com o teclado.