Exportação de dados em PDF: limite e liberação

Para que serve esta página

Ela explica dois avisos que aparecem quando você gera um PDF no Sis: o de que a listagem tem registros demais para caber no papel, e o pedido de liberação de um supervisor para gerar um relatório grande. Os dois existem pelo mesmo motivo — um PDF com milhares de linhas não é conferido por ninguém, e tirar muitos dados da empresa de uma vez é uma decisão que a gerência pode querer acompanhar.

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Situação realO operador abre a Consulta de Vendas sem filtrar nada, clica em "Gerar PDF" e recebe um documento com as 500 primeiras vendas — e um aviso dizendo exatamente isso.

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Situação realA gerência pede o relatório de vendas do ano inteiro. Como passa de 500 registros, o sistema pede a liberação de quem tem esse direito antes de gerar.

O limite: 500 registros nas telas de consulta

Toda tela de consulta — Vendas, Pré-vendas, Contas a Receber, Contas a Pagar, Cheques, Pedidos de Compra, Ordens de Serviço, Ordens de Produção, Pessoas, Produtos, Posição de Estoque e Plano de Contas — tem um botão Gerar PDF que imprime o que a tela está mostrando. Esse PDF traz no máximo 500 registros.

Quando a sua consulta alcança mais que isso, o documento abre normalmente e, logo acima dele, aparece um aviso amarelo dizendo quantos registros saíram e quantos havia. O papel não fica errado: ele fica incompleto, e avisando que está.

E se eu não filtrei nada?

Aí o aviso é outro: "Nenhum filtro foi aplicado nesta consulta". É o caso em que quase sempre a intenção era outra — quem imprime a base inteira raramente vai lê-la. A saída é filtrar por período, situação ou pelo termo de busca e gerar de novo.

Preciso de mais de 500 registros. E agora?

Use o relatório da área em vez da consulta. Os relatórios de Vendas, Financeiro, Compras, Caixa, CRM, Atendimento, Restaurante e Comissões trabalham por período e trazem o recorte inteiro — é para isso que eles existem. A consulta é a tela do dia a dia; o relatório é o documento.

A liberação: relatório acima de 500 registros

Nos relatórios não há corte — mas, quando o recorte passa de 500 registros, o sistema pode pedir a liberação de um supervisor antes de gerar. Quando isso acontece, abre-se o mesmo pedido de liberação que você já conhece de outras ações (desconto, cancelamento): alguém com o direito aprova, e o relatório sai inteiro.

Isso não vem ligado. Enquanto ninguém marcar "Exige liberação" no processo Exportar relatório com mais de 500 registros, os relatórios grandes saem direto, sem diálogo nenhum. Quem liga é o administrador, em Segurança › Permissões, na aba de processos.

Como ligar a exigência (administrador)

Abra Segurança › Permissões.
Vá até a aba de processos e localize, no grupo Geral, o processo Exportar relatório com mais de 500 registros.
Marque Exige liberação para o grupo que deve passar a pedir autorização.
Para quem deve conseguir executar sem pedir, marque Executa; para quem deve poder autorizar os outros, marque também o direito de liberar.

Perguntas frequentes

O PDF da consulta veio cortado. Perdi algum dado?

Não. O corte é só do papel — nada foi apagado, alterado ou escondido do sistema. A tela continua mostrando tudo, com paginação, e o relatório da área traz o recorte inteiro.

Por que 500 e não mais?

Porque a finalidade do PDF de uma consulta é conferir — levar a listagem para a prateleira, para o cliente, para a reunião. Uma listagem de milhares de linhas não é conferida por ninguém, e ainda demora a abrir no celular. Quando o objetivo é o volume, o documento certo é o relatório.

Consigo mudar esse limite?

Não pela tela: 500 é o limite do produto, igual em todas as consultas. O que se configura é a liberação dos relatórios grandes, que é decisão de permissão e não de quantidade.

Pedi a liberação, o supervisor aprovou, e preciso gerar de novo. Vale a mesma liberação?

Não. Cada liberação vale para uma geração — é assim em todo o Sis, para que uma autorização dada uma vez não vire permissão permanente. Gerar outro relatório pede outra liberação.

O aviso diz "apenas os primeiros 500" sem dizer quantos havia. Por quê?

Em algumas consultas — a de produtos, por exemplo — o sistema sabe que cortou mas não conta o total, porque contar custaria uma segunda consulta a cada clique. Nesses casos o aviso é honesto em vez de inventar um número.

Na tela de Notas Fiscais o PDF não corta em 500 — pede liberação. É erro?

Não. O botão daquela tela reaproveita o relatório de Notas Fiscais e Impostos (Relatórios › Financeiro), então ele segue a regra dos relatórios: sai inteiro, e acima de 500 registros pede liberação. É deliberado — os dois caminhos usam o mesmo gerador, e separá-los faria a tela e o relatório darem números diferentes para o mesmo período.